استحضار داريد كه براي نظارت استاد راهنما/ گروه/ دانشكده/ دانشگاه بر حسن اجراي نظام مند رساله، نحوه پيشرفت آن، و نيز پايش انجام به موقع وظايف دانشجو، تمام دانشجوياني كه به يك عضو هيات علمي (استاد راهنما اول) انتساب يافته اند (خواه از پيشنهاده خود دفاع كرده باشند يا دفاع نكرده باشند) در هر سال دو بار در ماه ­هاي خرداد و آذر نسبت به تكميل و ارسال گزارش عملكرد خود به استاد راهنما (كاربرگ الكترونيكي فعاليت شش ماهه) در سامانه پويا اقدام مي نمايند. استاد راهنما پس از بررسي گزارش دانشجو، ممكن است آن را جهت اصلاح به دانشجو بازگشت دهد، يا آن را پذيرفته و بخش مربوط به خود را در خصوص فعاليت شش ماهه دانشجو تكميل و جهت تاييد به مدير گروه ارسال مي نمايد.

هر دانشجو در هر نيمسال فقط يك گزارش مي تواند ارسال نمايد. زمان تكميل و ارسال گزارش توسط دانشجو در نيمسال اول تحصيلي از 15 الي 30 آذر مي باشد. در اين بازه زماني امكان بررسي گزارش دانشجو براي استاد راهنما و تاييد يا بازگشت آن وجود خواهد داشت. پس از اتمام اين زمان، امكان ارسال گزارش توسط دانشجو و استاد وجود نخواهد داشت.
اگر گزارش دانشجو به هر دليلي به تاييد استاد راهنما نرسيده باشد (يا اصلا گزارشي ايجاد نشده باشد)، مقتضي است استاد راهنما از 5 الي 10 دي، كاربرگ ارزيابي خود از دانشجوي مورد نظر را ايجاد، تكميل و براي مدير گروه ارسال نمايد.

شايان ذكر است كه تمام اطلاعات وارد شده در كاربرگ هاي دانشجو و استاد راهنما در صورت عدم ارسال در مهلت مقرر (خواه قبلا ذخيره موقت شده باشند و خواه جهت اصلاح برگشت داده شده باشند)، با همان وضعيت بايگاني (Freeze) خواهند شد.

بديهي است براي ارائه مجوز دفاع از اين گزارشات استفاده مي گردد. همچنين اولويت استفاده از تسهيلات و امكانات دانشگاه، از جمله فرصت تحقيقاتي، دوره دانش آموختگي، دوره پسادكتري، و غيره با دانشجويان دكتري است كه گزارش عملكرد شش ماهه خود را به موقع ارسال نموده باشند